“Dit heb ik nog nooit zo snel gehad.”
Dat zei de klant van een klant van mij. Twee dagen. Meer zat er niet tussen de offerte de deur uit en de handtekening eronder.
Daar ging iets aan vooraf.
Wat er gebeurt als jij een offerte maakt
Vraag een ondernemer hoe lang een offerte duurt en je hoort meestal: een half uurtje.
Kijk je mee, dan zie je dit:
- De offerte maken
- Hem aanpassen
- Er nog iets aan veranderen
- Vertalen, als de klant in het buitenland zit
- De voorwaarden erbij zoeken
- Versturen
- Er een week later achteraan
Zeven handelingen. En dan is er nog niks verkocht.
Bij deze klant kwam daar nog iets bij. Zij werkt met klanten in het buitenland, dus elke offerte moest ook nog door de vertaling. Dat is niet moeilijk. Het is wel elke keer weer een half uur dat je er niet op gerekend had.
Waarom dit werk anders is dan de rest
Er is een verschil tussen werk dat geld oplevert en werk dat alleen tijd kost.
Nieuwsbrieven lezen en mailtjes verslepen levert niks op. Dat is ondersteunend werk en dat mag weg.
Een offerte is het tegenovergestelde. Daar hangt geld aan. Dit is het moment waarop iemand bijna klant wordt en nog net niet.
En juist dat werk laat je liggen als het te veel gedoe is. Niet omdat je lui bent, maar omdat er die dag iets tussenkwam. En morgen weer.
Hoe langer een offerte op je bureau ligt, hoe kleiner de kans dat hij getekend terugkomt. Niet omdat de klant afhaakt op jou. Wel omdat hij ondertussen iemand anders heeft gebeld.
Hoe het bij deze klant nu gaat
De offerte wordt opgebouwd uit wat er al bekend is. Hij gaat in de juiste taal de deur uit. De voorwaarden gaan vanzelf mee.
Zij leest hem na en drukt op versturen.
Dat is alles.
Afgelopen week ging de eerste eruit. Twee dagen later kwam hij getekend terug.
Wat automatiseren voor mij betekent
Niet zoveel mogelijk techniek ertussen schuiven.
Wel zorgen dat werk dat elke keer terugkomt gewoon gaat lopen. Zodat jij tijd overhoudt voor het deel waar je klant je echt voor inhuurt.
Het persoonlijke blijft. Zij leest elke offerte na voordat hij weggaat. Dat wil ze zo, en daar heeft ze gelijk in. Een offerte is geen standaardbrief.
Waar jij kunt beginnen
Pak je laatste offerte erbij.
Schrijf op wat je allemaal hebt gedaan tussen “ik ga hem maken” en “hij is verstuurd”. Niet in grote stappen, maar echt elke handeling. Ook het zoeken naar dat ene document.
Tel ze.
Bij de meeste ondernemers komen er zes tot tien uit. En bijna niemand had dat verwacht.
Als je wilt weten wat dat je per jaar kost, stuur me dan die ene taak. Dan reken ik hem voor je uit.
Ik ben Isabel Bekhuis. Vanuit Nieuwleusen help ik ondernemers in Overijssel met werk dat elke week hetzelfde is. Offertes, klantopvolging, facturen, planning. Wil je weten wat dat bij jou per jaar kost, dan begin je bij de automatiseringsscan.